Sneller en makkelijker je uren verantwoorden met deze tips

Read Time:1 Minute, 57 Second

Het is voor organisaties van belang om veel aandacht te besteden aan een correcte urenregistratie. Vooral als er producten en diensten worden geleverd waarvoor mankracht is vereist, is deze urenregistratie een substantieel onderdeel van de omzet. Als de urenregistratie niet klopt krijg je problemen met de klanten of doe je je eigen bedrijf tekort. Het zal duidelijk zijn dat het systeem voor de urenregistratie dat wordt gebruikt volledig geïntegreerd moet zijn in de financiële administratie. Als je organisatie veel op projectbasis werkt is het ook cruciaal dat de urenregistratie is vervlochten met de projectadministratie.

Uren en projecten

De projectadministratie is essentieel om de uren die aan een project worden besteed op de juiste wijze te kunnen factureren. Bij projecten is er doorgaans sprake van factureerbare en niet factureerbare uren. Dit wordt in de administratie bijgehouden. Door dit nauwkeurig te doen kunnen conclusies worden getrokken over de efficiëntie waarmee wordt gewerkt, de voortgang van de werkzaamheden en de consequenties voor de beschikbare budgetten. Met behulp van dashboards heb je op elk moment actuele gegevens over de planning en de opbrengst. Ook vereenvoudigt een geïntegreerde urenregistratie het uitvoeren van voor- en nacalculaties.

Automatisch de juiste factuur

Een koppeling tussen de urenregistratie en de financiële administratie bespaart de organisatie erg veel werk. De werknemers zijn verantwoordelijk voor het invullen van de urenregistratie. Dat kan via intranet en met behulp van een speciaal daarvoor ontwikkelde app. Vervolgens worden de ingevoerde gegevens gecontroleerd en geaccordeerd door de leidinggevende of de projectmanager. De financiële administratie hoeft dus verder niets meer te controleren en mag er vanuit gaan dat de gegevens in de factuur kloppen. Mochten er toch vragen bij de klant zijn, dan kan worden terugverwezen naar de werknemer en de projectleider.

HR

Door een koppeling tussen de urenregistratie en de HR software is ook nuttige informatie boven tafel te krijgen. HR profiteert daarnaast van het gemak van de selfservice, waardoor werknemers zelf controle hebben over de aanvragen van hun vrije dagen en vakanties. Ook kan ziekte met de selfservice worden doorgegeven. Met behulp van dashboards krijgt HR inzicht in de prestaties van de werknemers. Ze kunnen daar carrière technisch op inspringen. Bovendien is er een goed inzicht in de bezetting van projecten. Met de dashboards kan niet alleen worden ingezoomd op individuele werknemers, maar ook op macroniveau naar de prestaties van de organisatie worden gekeken.